State iniziando ad allestire un ufficio in casa.
Non bisogna sottovalutare ciò di cui avrete bisogno per essere a vostro agio e comodi nel vostro ufficio.
In poco tempo rischiate di irritarvi e di trovarvi in difficoltà a svolgere il vostro lavoro in modo corretto.
Potete usare questa lista semplificata per individuare ciò di cui avete bisogno nel vostro ufficio domestico per il telelavoro.
Per aiutarvi vi invito a stampare questa lista e poi spuntare gli elementi che dovete assolutamente avere in funzione della vostra attività e del vostro budget.
Il computer portatile
Un pc portatile con uno schermo di almeno 15 pollici ormai non sembra più un lusso.
Privilegiate un portatile con almeno 8 Go di ram.
Per un maggior comfort, non esitate a scegliere un modello con disco SSD.
Per me è uno degli elementi più importanti di una macchina. Permette di risparmiare moltissimo tempo riducendo i tempi di accesso ai vostri file. Inoltre il computer scalderà meno, si usurerà più lentamente e sarà più ecologico.
Una buona batteria e un buon caricabatteria
Una batteria per PC performante vi garantirà un maggiore comfort di lavoro. Potrete cambiare posizione e luogo in cui lavorare.
È molto pratico avere un caricabatteria di riserva. Immaginate che il vostro caricabatteria del PC non funzioni più , tutto si fermerà rapidamente intorno a voi.
Avere inoltre un caricabatteria in ufficio e uno a casa permette di non dover piegare continuamente i cavi del caricatore (che stress… ) e soprattutto di non dimenticarlo.
Piccolo trucco : non lasciate il caricabatteria collegato costantemente al computer.
La batteria resterà carica in modo permanente.
Quando avrete bisogno di mobilità, è come un muscolo: la batteria non si sarà abituata a lavorare e si scaricherà rapidamente.
Uno schermo
Avrete quasi certamente bisogno di uno schermo esterno se passate molto tempo sul vostro portatile.
Vi permetterà di riposare gli occhi perché sarà molto più grande.
Aumenta il comfort di lavoro e migliora la produttività perché consente di visualizzare più elementi sullo schermo.
Non dovrete più fare continuamente avanti e indietro con le finestre!
Inoltre, e questo è spesso trascurato, ricordatevi di controllare le impostazioni del monitor.
A volte una leggera regolazione delle frequenze vi permetterà di preservare la vista!
Buona connessione Internet
Un accesso veloce a Internet è necessario per non perdere la pazienza.
Se potete scegliere la fibra, non esitate.
Garantisce un buon comfort nel lavoro collaborativo, conf-call, riunioni, videochiamate…
Una scrivania
Idealmente, è meglio avere un po’ di spazio intorno a sé. È molto utile crearsi una postazione di lavoro ergonomicamente corretta.
Non bisogna sistemarsi in fretta e prendere il primo spazio libero per iniziare a lavorare.
Infatti prendersi il tempo per sentirsi bene vi aiuterà a performare in futuro.
Una sedia ergonomica
Una sedia comoda è uno dei componenti più importanti di qualsiasi ufficio.
Quindi prendetevi il tempo per scegliere e investire in una buona sedia.
Una sedia ergonomica non vi causerà mal di schiena.
Ancora una volta, ergonomia e comfort contano, quindi assicuratevi di provare la sedia prima di acquistarla.
Bisogna sapere che la postura seduta è una delle peggiori posizioni per il corpo umano.
Per questo bisogna stare dritti ma anche non esitare a cambiare posizione regolarmente.
Per esempio, una sessione di telefonate può essere fatta camminando nella stanza.
Restare immobili può causare mal di schiena e problemi di circolazione sanguigna.
Prestate attenzione anche ai movimenti ripetitivi con il mouse.
A volte possono verificarsi sfregamenti con il piano di lavoro all’altezza dei polsi.
Illuminazione
L’uso di una lampada da scrivania permette di avere un’illuminazione adeguata e può aiutare a prevenire il mal di testa.
Una buona illuminazione è essenziale per uno spazio di lavoro produttivo e confortevole.
Una luce troppo debole rende la lettura difficile e provocherà affaticamento visivo, se non emicrania.
Un telefono e/o VoIP
Un telefono fisso tradizionale può aiutarvi a staccarvi dallo smartphone.
Infatti quest’ultimo è molto distraente e riduce il vostro tempo effettivo di lavoro.
Software
Una suite da ufficio gratuita in stile Open Office andrà più che bene.
Pensate a installare un client di posta (Outlook o Thunderbrid).
Evita di passare il tempo sul webmail, che è molto meno pratico.
Per una maggiore sicurezza rispetto alla vostra azienda, utilizzate una VPN.
Un router di rete
Anche se non è sempre indispensabile, un router di rete può essere necessario se avete più computer che richiedono accesso a Internet.
Valutate un router wireless se avete un portatile e altri computer situati in diverse parti della casa.
Un UPS o una protezione da sovratensioni
Un buon UPS (gruppo di continuità) o una protezione dalle sovratensioni è un elemento spesso trascurato.
Dovrebbe essere quasi obbligatorio in qualsiasi ufficio domestico che utilizzi materiale informatico.
A cosa serve lavorare al computer, passare ore su file, rapporti, preventivi da consegnare e conservare, se non si protegge efficacemente il proprio ambiente?
Non bisogna dimenticare che ciò che l’informatica detesta di più sono le micro-interruzioni di corrente.
Senza UPS, prima o poi vi capiterà inevitabilmente di perdere file o di ritrovarvene alcuni tagliati a metà!
Una stampante o una multifunzione
Una piccola stampante a getto d’inchiostro può tornare utile in caso di bassi volumi.
Se invece avete esigenze di stampa più consistenti, la soluzione più economica è acquistare una stampante multifunzione solo nero. I colori spesso possono essere messi da parte. Inoltre le cartucce sono piuttosto costose.
Una multifunzione permetterà di scannerizzare e fare copie.
Backup o server personale NAS
Come per gli UPS, non è ragionevole lavorare su un PC senza avere pensato a un sistema di backup.
Un trucco per fare velocemente il backup del lavoro di una giornata è inviarvi i file via mail.
Poi, per maggiore comodità, potete sincronizzare i vostri dati con i Cloud (Mega o Dropbox… ).
Se desiderate conservare fisicamente i vostri dati, utilizzerete un disco rigido esterno oppure un Nas di rete.
Un classificatore
Anche se il vostro obiettivo è non usare più carta, avrete sempre qualche documento cartaceo da conservare.
Il posto migliore per archiviare questi documenti, in modo da poterli ritrovare, è in un raccoglitore ben organizzato.
Libreria
Dove conserverete penne, post-it, carta, cartelline, inchiostro, biglietti da visita e altro materiale?
Pensate ad acquistare una libreria o delle mensole per riporre gli oggetti che non utilizzate nel vostro ufficio.
Cassaforte
Parlando di archiviazione, potreste valutare l’uso di una cassaforte per proteggere i documenti aziendali più importanti. Molte persone usano anche piccole casseforti per conservare copie di backup dei propri dati.
Un distruggidocumenti
Un distruggidocumenti è indispensabile per eliminare informazioni e documenti sensibili e riservati.
Pensate anche ad avere un contenitore per il riciclo per gli altri documenti non sensibili.
Cuffie / auricolari
Un paio di cuffie o auricolari di qualità aggiungerà comfort alle vostre conference call.
Che vi colleghiate con colleghi o ascoltiate la vostra musica mentre lavorate, un buon casco o buoni auricolari non sono un lusso.
Inoltre, al giorno d’oggi sono molto accessibili.
Ci saranno certamente altri articoli di cui avrete bisogno nel vostro ufficio domestico, a seconda del tipo di lavoro che svolgete e dello spazio a disposizione. Ma sarete sulla strada giusta per creare un ufficio in casa efficiente e ben organizzato se utilizzate questa checklist.
Ricordate anche di arieggiare bene il vostro spazio.
Prendetevi cura di voi stessi e dei vostri cari.
