Ci saranno sempre persone convinte che il mondo sia diventato un po’ meno personale e un po’ più dispersivo da quando i computer sono entrati nei luoghi di lavoro. In realtà, gli imprenditori sfruttano i vantaggi della tecnologia e delle applicazioni informatiche per rendere il loro lavoro più semplice ed efficace che mai.
Velocità e precisione
Tutto ciò che viene realizzato nel frenetico mondo del business di oggi deve la sua rapidità al computer. Che si tratti di contabilizzare o trasferire grandi somme di denaro, effettuare transazioni e accettare pagamenti per beni e servizi online, eseguire calcoli complessi, ricerche o comunicazioni, uno dei più grandi vantaggi dei computer è che tutto richiede meno tempo rispetto al passato.
Ciò che un tempo doveva essere fatto di persona oggi può essere svolto tramite SMS, e‑mail o social media.
È finita anche l’epoca in cui occorreva tirare fuori il dizionario per controllare l’ortografia di una parola, assumere un contabile per verificare i calcoli dei bilanci o impiegare un bibliotecario per gestire una stanza piena di archivi cartacei. Inoltre, il numero di problemi legati all’errore umano è notevolmente ridotto grazie ai vantaggi dei sistemi informatici – una volta che questi sono stati correttamente configurati.
Capacità di previsione
Computer potenti e algoritmi software permettono alle aziende di effettuare complesse proiezioni finanziarie per aiutarle a prendere decisioni importanti che avranno un impatto sulla crescita e sulla sostenibilità a lungo termine dell’impresa. I computer aiutano a prevedere come alcune variabili – ad esempio aumento delle vendite, rallentamento dell’economia, lancio di una nuova linea di prodotti – potrebbero influenzare il risultato economico dopo un anno o più.
Prima dell’arrivo dei computer, determinare gli scenari migliori e peggiori in ambito aziendale era quanto meno laborioso. Immaginate il lavoro necessario per prevedere i risultati di un’azienda come Microsoft che si assume un rischio con un nuovo software, o Apple che costruisce il suo nuovo quartier generale in California per un importo di 5 miliardi di dollari.
Maggiore connettività
I computer hanno permesso di collegare le persone nel mondo moderno in un modo mai immaginato prima. Non è più necessario prendere un aereo per organizzare una riunione di lavoro con un cliente dall’altra parte del mondo: basta una semplice videoconferenza. I dipendenti non hanno più scuse per non partecipare ad attività professionali importanti solo perché non si trovano in ufficio.
I computer portatili e i dispositivi mobili permettono ai collaboratori di restare connessi quasi in permanenza, facilitando le decisioni e la conclusione di operazioni ovunque si trovino. Con una semplice pressione su un’app del telefono è possibile trasferire denaro durante un viaggio e il Wi‑Fi consente a un dipendente che lavora da casa (o in vacanza) di essere disponibile per esaminare una pratica, partecipare a una riunione di lavoro o seguire un webinar. L’e‑mail permette di inviare e ricevere rapidamente messaggi importanti, mentre i server online mettono i file condivisi a disposizione di tutti i dipendenti, indipendentemente dal luogo in cui lavorano.
Possibilità di collaborazione
I computer sul posto di lavoro rendono più facile che mai condividere idee e collaborare. Ti basta solo equipaggiare il tuo computer con una buona batteria per notebook Sony Vaio e il gioco è fatto. I team di lavoro possono essere collegati tramite reti che coprono il mondo intero, permettendo loro di condividere e modificare documenti, lavorare su progetti grafici e inviarsi e‑mail per restare in contatto. La tecnologia delle applicazioni informatiche consente, tra le altre cose, di pianificare facilmente le riunioni e prenotare le sale conferenze, condividere file istantaneamente e organizzare meeting in videoconferenza. Quando più dispositivi sono collegati alla stessa rete, i dipendenti possono collaborare simultaneamente da diverse parti del mondo, evitando che una sola persona debba essere presente fisicamente in ufficio.
Sicurezza delle informazioni
Grazie ai vantaggi dei computer, è molto più semplice mettere al sicuro le informazioni riservate utilizzando server protetti da password e software antivirus. Sebbene le soluzioni di sicurezza hi‑tech di oggi non siano sempre infallibili contro i migliori hacker, la maggior parte delle informazioni contenute nei computer è molto più al sicuro rispetto all’epoca dei classificatori e degli schedari cartacei, quando il giusto paio d’occhi con il giusto mazzo di chiavi poteva curiosare ovunque.
Anche un singolo computer è più sicuro perché, quando è spento, non c’è alcun modo di accedere ai file che contiene, a meno che non venga riacceso e l’intruso non disponga della password. Collegando più macchine a una rete, interi gruppi di computer e i server a cui sono collegati possono essere tenuti al riparo da sguardi indiscreti. Tra i principali vantaggi di un sistema informatico c’è il fatto che la probabilità di perdere informazioni è minima. È infatti possibile salvare e fare backup dei file, proteggendoli al tempo stesso dal furto o dallo spionaggio industriale.
Opportunità di fare impresa
I computer hanno reso molto più semplice avviare business online e hanno dato vita a un’intera nuova generazione di imprenditori. Con l’avvento di Internet, delle applicazioni per la vendita online e dei software di punto cassa, non è più strettamente necessario avere un locale fisico per svolgere un’attività commerciale.
I siti web hanno dato origine alla gig economy, l’economia dei lavoretti e delle collaborazioni a progetto. Questa permette alle aziende di risparmiare eliminando la necessità di assumere dipendenti a tempo pieno, e allo stesso tempo consente ai freelance di guadagnare bene, sia come attività extra sia come lavoro a tempo pieno.
Assumere e gestire i dipendenti
I siti web di ricerca lavoro e i social network come LinkedIn e Indeed rendono più semplice pubblicare annunci per cercare personale con competenze specifiche. Le candidature online, insieme ai software di scansione dei CV, sono alcuni dei vantaggi di un sistema informatico che può aiutare a individuare i candidati potenziali ed eliminare il compito oneroso di fare colloqui a chi non è qualificato.
I computer hanno anche reso più efficienti le funzioni legate alle risorse umane, come la gestione dei fascicoli dei dipendenti, l’amministrazione di stipendi e benefit e la preparazione dei documenti fiscali come i moduli I‑9 e W‑2. I risultati delle valutazioni annuali, i provvedimenti disciplinari e la gestione delle performance sono tutti vantaggi di un sistema informatico che può creare dossier elettronici e alleggerire il lavoro degli addetti HR. I sistemi di gestione delle risorse umane in self‑service permettono oggi ai dipendenti di scegliere i benefit, firmare documenti e ottenere copie elettroniche di documenti importanti come le buste paga e i moduli fiscali.
