I servizi di crittografia delle email sono il modo migliore per garantire la conformità ai requisiti di trasmissione criptata senza creare inefficienze per gli utenti. Le email personali e professionali sono facilmente attaccabili perché attualmente sono accessibili da diversi supporti: telefoni cellulari, oltre che tablet Samsung e computer. Questi servizi permettono anche di prevenire automaticamente alcuni tipi di perdita di dati grazie a una crittografia automatizzata su un canale unico e regolarmente utilizzato. In pratica, questi servizi utilizzano il vostro gateway di posta per sovrapporvi un sistema di messaggistica cifrata.
Vengono impostati dei filtri a livello del vostro gateway, e questi filtri vengono attivati da specifiche etichette o comandi presenti in un messaggio di posta. Tuttavia, anche la presenza di termini protetti può essere UTILIZZATA in questo caso per massimizzare la probabilità che la crittografia venga applicata nei momenti opportuni. Ad esempio, se avete impostato un filtro di prevenzione della perdita di dati (così vengono chiamati) per identificare e criptare numeri di previdenza sociale, cartelle cliniche o altri termini riconoscibili a livello di programma, i messaggi contenenti questi dati verranno automaticamente criptati.
Un sistema di messa in sicurezza più efficace
Gli amministratori IT o di altri reparti possono anche essere avvisati quando ciò accade, in modo da sapere quando informazioni protette escono dall’organizzazione e poter ricordare in modo informale ai dipendenti di usare la crittografia in modo proattivo quando comunicano questo tipo di informazioni.
Nel complesso, questo sistema è sicuro perché utilizza strumenti come SMTP su TLS rinforzato, destinazioni che si appoggiano a un data center sicuro e informazioni accessibili tramite un portale protetto e cifrato. Questo sistema è quasi infallibile in termini di prevenzione dell’intercettazione o compromissione dei dati durante la trasmissione, pur mantenendo semplice l’accesso e la consultazione delle informazioni, dato che gli utenti sono già abituati a usare la posta elettronica.
Diversi avanzamenti tecnici disponibili
Alcune organizzazioni scelgono di affidarsi alla crittografia basata su S/MIME, PGP o TLS per soddisfare i requisiti di trasmissione sicura, ma i primi due sono meno utilizzati, e TLS non è garantito perché nella maggior parte degli utilizzi della posta elettronica è spesso opportunistico. Ciò significa che, se il server ricevente non accetta messaggi cifrati, TLS non verrà utilizzato. Se doveste imporre TLS per ogni email, la posta elettronica diventerebbe anche meno utilizzabile.
Oltre al fatto che le email normali difficilmente trasmettono l’effetto di una protezione dei dati rafforzata, i servizi di messaggistica sicura per la posta elettronica applicano TLS grazie all’uso di portali di crittografia proprietari, come indicato sopra. Questo significa che il vostro destinatario potrà effettuare l’accesso a una piattaforma sicura, con una connessione cifrata verso un server protetto – che si trova anche in un data center altamente protetto fisicamente (i dati del servizio di crittografia email di Vircom sono conformi alla norma ISO 27002).
Qual è davvero il modo migliore per le aziende di gestire e monitorare l’uso delle comunicazioni sicure?
Questo articolo presenta brevemente tre opzioni di sistemi di messaggistica sicura che potrebbero aiutarvi a raggiungere la conformità normativa, che si tratti di HIPAA, FINRA o di altre esigenze. Nell’attuale contesto di crescenti preoccupazioni per la sicurezza, account compromessi e violazioni dei dati, la crittografia delle email è un modo efficace per adattare la tecnologia esistente a nuove pratiche e richieste. Il vantaggio dei sistemi aperti e ampiamente adottati è che sono flessibili. Così, con soluzioni come la crittografia della posta elettronica, non avete bisogno di nascondervi sotto un sasso o tirare fuori a caso un’app, quando volete semplicemente dedicarvi alle vostre attività quotidiane.
